Seinäjoen Maila-Jussit ry:n jäsen- ja yhteistyökumppanirekisterin tietosuojaseloste
Laatimispäivä: 19.11.2018
1. Rekisterinpitäjä
Seinäjoen Maila-Jussit ry (myöhemmin SMJ), 0219255-2, Kauppakatu 15 C, 60100 Seinäjoki
2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö ja yhteystiedot
SMJ:n puheenjohtaja Jussi Järvinen, seinajoenmailajussit@gmail.com
3. Rekisterin nimi
Jäsen- ja yhteistyökumppanirekisteri Seinäjoen Maila-Jussit
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste
Tietojen käsittely perustuu yhdistysten jäsenten osalta Seinäjoen Maila-Jussit ry:n oikeutettuun etuun eli yhdistyksen jäsenyyteen. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on:
• ylläpitää Yhdistyslain mukaista jäsenluetteloa
• jäsenasioiden hoito, kuten tiedottaminen, yhteydenpito, palkitseminen, kilpailutoiminta, jäsenmaksujen hallinta sekä kurinpidolliset toimet
• harrastustoiminnan, tapahtumien sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksien järjestäminen
• toiminnan kehittäminen, tilastointi ja raportointi.
Tietojen käsittely perustuu toimihenkilöiden (ml. joukkueen johtaja, ohjaaja, valmentaja, tiedottaja) osalta Seinäjoen Maila-Jussit ry:n oikeutettuun etuun eli sovittuun yhteistyöhön. Mikäli toimihenkilö toimii seurassa työsuhteessa, tulee muussa henkilörekisterissä ja tietosuojaselosteessa huolehtia työntekijän henkilötietojen käsittelyn informoinnista työsuhteeseen liittyvin osin.

Henkilötietojen käsittely perustuu yhteistyökumppaneiden osalta sopimukseen tai Seinäjoen Maila-Jussit ry:n oikeutettuun etuun (suoramarkkinointi) ja henkilötietojen käyttötarkoitus on Seinäjoen Maila-Jussit ry:n yhteistyökumppaneiden välisen yhteistyösuhteen hoitaminen, kehittäminen ja tilastointi.
5. Rekisterin tietosisältö ja rekisteröityjen ryhmät
Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yhdistyksen henkilöjäsenistä:
• Yhdistyslain 11 §:n vaatimat henkilötiedot eli jäsenen nimi sekä kotipaikka
• Alaikäisen jäsenen osalta
o Tarpeelliset huoltajan suostumukset esim. jäsenyyteen, tietojen julkaisemiseen, harrastustoimintaan ja palveluiden käyttöön liittyen
o Alaikäisen huoltajan nimi ja yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
• Jäsenyyteen liittyvät tiedot, kuten jäsennumero, jäsentyyppi, jäsenmaksuihin ja muihin laskuihin liittyvät tiedot
• Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
• Valokuva
• Tiedot osallistumisesta jäsen- ja harrastustoimintaan sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksiin
• Muut rekisteröidyn itsensä luovuttamat henkilötiedot
Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja toimihenkilöistä:
• Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
• Laskuihin liittyvät tiedot
• Valokuva
• Tiedot osallistumisesta harrastustoimintaan sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksiin
Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yritysten ja yhteisöjen päättäjistä ja yhteyshenkilöistä:
• nimi, titteli, yritys, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietoja kerätään jäseniltä, rekisteröidyiltä itseltään ja osallistujilta itseltään. Henkilötiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään esim. jäseneksi liityttäessä tai jäsenyyden tai yhteistyön aikana. Jäsen on velvollinen ilmoittamaan muuttuneet tietonsa Seinäjoen Maila-Jussit ry:lle.
7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta pääsääntöisesti kolmansille osapuolille. Poikkeuksena osallistujalistojen luovuttaminen koulutusten ja leirien järjestäjille, tilaajille tai kouluttajille. Henkilötiedot luovutetaan rekisterin ylläpitäjälle, joka toimii henkilötietojen käsittelijänä. Henkilötietoja voidaan siirtää muille rekisterin palveluntarjoajaa vaihdettaessa uudelle järjestelmän ylläpitäjälle. Henkilörekisterin teknisen ylläpidon ja käsittelijä toteuttava rekisterinpitäjän yhteistyökumppani voi siirtää henkilötietoja soveltuvan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti. Henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta eteenpäin, eikä niitä siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.
Rekisterinpitäjä käyttää ulkoisen palveluntarjoajan (Taikala Oy, myClub-palvelu) sähköistä jäsenpalvelua, jonka avulla rekisterinpitäjä hallinnoi jäsen- ja yhteistyökumppanirekisteriä, laskutusta, tapahtumailmoittautumisia, läsnäoloseurantaa ja jäsenviestintää.
8. Suojauksen periaatteet ja tietojen säilytysaika
Rekisteri säilytetään lukitussa tilassa ja se on suojattu salasanalla. Rekisterin tietoihin on pääsy vain määritellyillä henkilöillä heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa.
Rekisterin tietoja säilytetään niin kauan, kuin ne ovat tarpeen rekisterin tarkoituksen toteuttamiseksi.
• Toimihenkilön henkilötietoja säilytetään niin kauan rekisterissä kuin rekisteröity on seuran toimihenkilö tai hänellä on avoimia laskuja. Tämän jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kahden vuoden ajan siitä, kun on lopettanut. Henkilötiedot poistetaan järjestelmästä kokonaan kahden vuoden sisällä siitä, kun on lopettanut.
• Yhdistyksen jäsenen henkilötietoja säilytetään niin kauan, kun henkilö on toiminnassa mukana tai hänellä on avoimia laskuja. Tämän jälkeen tiedot poistetaan niistä ryhmistä, joihin henkilö on kuulunut. Henkilötiedot poistetaan järjestelmästä kokonaan kahden vuoden sisällä siitä, kun on lopettanut.
• Yritysten ja yhteisöjen päättäjien ja yhteyshenkilöiden henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin ne ovat tarpeen laskutuksen, sponsoroinnin tai yhteistyön kannalta. Muutoin henkilötietoja päivitetään.
myClub-palvelun (www.myclub.fi) tiedot on tallennettu tietokantapalvelimelle, jonne pääsy vaatii käyttäjätunnuksen ja salasanan sekä tietokantapalvelimen osoitteen. myClub-palvelun sisältämät tiedot sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa ja tallennetut tiedot varmennettu 2 kertaisella tietokantavarmennuksella, joka on vahvasti salattu.
myClub-palveluun sisäänpääsy edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Käyttäjätunnus ja salasana on vahvasti salattu ja vain rekisteröidyn henkilön omassa tiedossa. Kaikki tietoliikenne järjestelmässä on SSL-suojattu.
9. Rekisteröidyn oikeudet
Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista.
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua ja tietojen poistamista. Asiaa koskevat pyynnöt tulee toimittaa kirjallisesti kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle.
Muut oikeudet: Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti (25.5.2018 lukien) oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.